COMO GANHAR PRODUTIVIDADE NAS ATIVIDADES DE GESTÃO CONDOMINIAL

 em Informativo

Você acha que o tempo passa mais rápido e não está dando conta de suas tarefas? Muitos profissionais ligados à área de gestão predial não conseguem cumprir as demandas. Seja por um planejamento precário, falta de rotina, excesso de tarefas, estresse de moradores e diversas outras causas.

A boa notícia é que temos ótimas dicas para ajudar você, síndico, a ter mais eficiência no dia a dia.

Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe as nossas 5 dicas e saiba como ganhar produtividade nas atividades de gestão condominial.  

 

1. Utilize recursos de apoio

Para ter melhor rendimento no trabalho, é importante trabalhar com dois aplicativos gratuitos para facilitar o planejamento de seus afazeres. São eles: O suporte de ferramentas Trello, voltado para o gerenciamento de tarefas e o Google Agenda, que funciona como um organizador de rotina.

Se preferir, utilize agendas ou cadernos de anotações. A organização é fundamental, pois ter somente a memória como lembrete de tarefas e compromissos, pode ser prejudicial. 

 

2. Planeje a sua rotina

Você certamente já conheceu histórias de gerentes que trabalhavam apenas para “apagar incêndios”, ou seja, dedicavam a maior parte do tempo com tarefas urgentes e circunstanciais, deixando de cumprir outras responsabilidades pela falta de planejamento.

Preparar-se para executar um projeto, faz a diferença na área da gestão condominial. Por isso, reserve alguns minutos do seu dia para programar as demandas de trabalho, priorizando o que realmente importa.

 

3. Compartilhe tarefas

Por mais competente que o gestor predial seja, ele precisará do apoio de sua equipe na execução de alguns serviços, como: controle de acesso na portaria, limpeza das áreas comuns, manutenção predial e entre outras tarefas.

Para exercer a função com eficácia é fundamental que este profissional não centralize responsabilidades. É preciso compartilhar e delegar funções de acordo com os conhecimentos e habilidades de cada profissional. Exemplos: porteiro, auxiliar de limpeza, zeladores, etc.
Acredite: agindo dessa forma, você terá mais tempo para se dedicar a projetos estratégicos, obtendo resultados mais expressivos e relevantes.

 

4. Divida grandes atividades em tarefas menores

Já parou pra pensar por que adiamos alguns afazeres? Uma das principais razões se deve ao fato de ficarmos paralisados frente a algo que exigirá tempo e esforços significativos. A nossa dica para eliminar a procrastinação é dividir grandes atividades em tarefas menores.

Aproveite a dica com o suporte de organizadores Trello, para programar agendas e outros deveres. O importante é usar os recursos mais adaptáveis à sua rotina e que facilitem a conclusão de todas as etapas estabelecidas no projeto.

 

5. Utilize o método SMART

Para alcançar os seus objetivos nas tarefas administrativas e operacionais, defina as suas metas utilizando o método SMART.

O significado da sigla traduzida para o Português é: S (específica), M (mensurável), A (atingível), R (relevante) e T (temporal).

Exemplo:  promover a modernização de elevadores com a alteração na máquina de tração e quadros de comando, utilizando o orçamento X para que o projeto seja concluído até julho de 2021, diminuindo assim os custos com manutenção e garantindo maior segurança aos condôminos e prestadores de serviço.

Específica: modernização de elevadores com a alteração na máquina de tração e quadros de comando.

Mensurável: o valor do projeto deverá caber no orçamento predial.

Alcançável: o projeto será dividido em X etapas e cada uma deverá ser concluída em determinado prazo.

Relevante: para diminuir gastos de energia e custos com manutenção, garantindo maior segurança aos condôminos e prestadores de serviços.

Temporal:  o projeto será concluído até julho de 2021.

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Até a próxima!

 

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