5 DICAS PARA MELHORAR O ATENDIMENTO NA PORTARIA

 em Informativo

Mesmo com o avanço da tecnologia, o atendimento presencial na portaria faz a diferença na identificação de perigos iminentes, como assaltos, invasões ou golpes. O suporte ao síndico com tarefas do cotidiano é fundamental para desenvolver atividades como: controle de acesso, recebimento e controle de correspondências, entre outras funções que ocorrem presencialmente.

Para prestar um serviço com qualidade, é necessário que o porteiro seja capacitado para exercer a sua função com eficiência, garantindo assim a segurança do condomínio e a satisfação dos moradores.

Você que é síndico ou gestor condominial, selecionamos 5 dicas para melhorar o atendimento na portaria. Quer saber mais sobre o conteúdo? Acompanhe este post e fique por dentro do assunto.

 

1. Treine a sua equipe

O treinamento é fundamental na execução das tarefas de atendimento e no controle de acesso. Com a capacitação adequada, o porteiro terá mais chances de adquirir o conhecimento dos procedimentos internos e desenvolver as habilidades para a operação de equipamentos tecnológicos e/ou de segurança.

Capacite e acompanhe de perto o desenvolvimento deste profissional, contribuindo assim para que o novo colaborador assuma efetivamente o seu posto de trabalho com confiança e autonomia. Caso não seja possível, delegue o treinamento a um porteiro mais experiente.

 

2. Estabeleça procedimentos padronizados

A descrição das ações exigidas para cada tipo de situação é fundamental em qualquer área.  Quando o síndico ou a equipe desconhece uma atividade e não se sabe quais atitudes devem ser tomadas, todos passam a imagem de despreparo. Com os erros primários, perde-se a credibilidade pela falta de comprometimento.

Para evitar este problema em sua gestão, crie procedimentos claros e objetivos com orientações para casos recorrentes, ou não. Sendo assim, garantindo mais produtividade, redução das falhas e diminuição de custos desnecessários.

 

3. Estabeleça um recurso para realizar o controle de acesso

O cadastro de dados pessoais facilita o gerenciamento de informações para a liberação de acesso aos moradores, prestadores e visitantes. O serviço pode ser realizado por meio de sistemas específicos (tags, senhas, biometria) ou mediante a anotações em registros destinados para essa finalidade.

Independente do recurso utilizado, é importante ter alguma ferramenta que auxilie o controle de acesso para a abertura de portões e garagens, impedindo assim a entrada de pessoas não autorizadas ou criminosos.

 

4. Ofereça feedbacks

O feedback (resposta a um acontecimento) é uma ferramenta que visa a melhoria de comportamentos e atitudes, seja na vida pessoal ou profissional. Na portaria, este recurso é utilizado para ajustar as ações que comprometam o bom atendimento e a segurança do condomínio.

Evite expor o colaborador na frente dos demais e jamais use denominações depreciativas como preguiçoso, folgado, entre outros xingamentos. Invés disso, apresente situações específicas que descrevam as atitudes inadequadas naquele determinado momento e quais foram os impactos negativos causados por tais ações. Agindo dessa forma, o colaborador estará mais receptivo a ouvir e a considerar os apontamentos realizados.

 

5. Reforce a comunicação 

A equipe inteira deve ter o conhecimento sobre as principais ocorrências que envolvem as tarefas de trabalho, por isso é imprescindível que as informações do turno anterior estejam registradas em um caderno de ocorrências (ou aplicativo de gestão condominial).

Além de deixar o síndico ciente, os registros oferecem suporte na continuidade dos serviços entre os porteiros na passagem de posto.

Agora que você já sabe quais são as 5 dicas para melhorar o atendimento na portaria, que tal conhecer uma empresa especializada neste segmento de atuação? 

Quer saber como a Embraps pode te ajudar? Entre em contato com um de nossos consultores comerciais (13 3278-5500) e garanta já o melhor atendimento em portaria para o seu condomínio. 

Até a próxima!

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